Він дозволяє інтегрувати Головну книгу з усіма операціями і забезпечує фінансовий менеджмент, синхронізацію банківських операцій, облік операцій у різних валютах, відповідність між записами аналітичних і синтетичних рахунків.
Пакет IW Фінанси має два варіанти: стандартний пакет IW Фінанси та розширений пакет IW Фінанси+. IW Фінанси+ створений для компаній, що є платниками ПДВ. Він містить всю функціональність стандартного пакету Фінанси, а також функціональність, пов’язану з ПДВ, основними засобами та бюджетами ГК. Представлена функціональність системи забезпечує паралельне ведення бухгалтерського, податкового та управлінського обліку і формування звітності за МСФЗ, відповідно до П (С) БО України та відповідно до управлінських політик компанії. *Business Central – скорочена назва ERP-cистеми Dynamics 365 Business Central від Microsoft
У Business Central для малого бізнесу ви маєте налаштований план рахунків відповідно до стандартів бухгалтерського обліку в Україні. План рахунків є основою для системи ведення фінансових даних компанії. За допомогою плану рахунків можна:
- відслідковувати баланс по кредиту, дебету рахунку або його загальний баланс на конкретну дату
- переглядати всі операції, обліковані по обраному рахунку.
У Головній книзі (ГК) зберігаються фінансові дані компанії: усі обліковані операції та інформація про рахунки, яка необхідна для формування регламентованої звітності. Business Central для малого бізнесу має функціональність кореспонденції ГК, яка робить перегляд операцій звичним для українських бухгалтерів за допомогою подвійного запису (дебет, кредит, сума).
Фінансові журнали використовуються для обліку фінансових операцій безпосередньо на рахунках Головної книги та інших рахунках, а саме: рахунки банку, клієнтів, постачальників і співробітників.
У Business Central можна налаштовувати необхідну кількість валют для ведення вашого бізнесу. І здійснювати такі операції як продаж або закупівля у відповідній валюті. Функціональність системи забезпечує коректність усіх розрахунків відповідно до визначених курсів валют. Наше рішення пропонує інтеграцію з Національним банком України, що дозволяє щодня завантажувати курси валют з сайту НБУ.
Аналітики – це параметри, які класифікують операції, щоб їх можна було відстежувати та використовувати для аналізу. Наприклад, фінансовий менеджер вашої компанії може проаналізувати витрати для кожного відділу. Замість того, щоб створювати окремі рахунки Головної книги для кожного відділу, він може створити аналітику, яка називається «Відділ», та додати для неї значення, які відповідають наявним відділам компанії, наприклад, «Відділ продажів» та «Адміністрація». Далі значення даної аналітики визначаються на відповідних документах та/або рядках фінансових журналів перед обліком. Таким чином, обліковані операції будуть містити відповідне значення аналітики «Відділ» і фінансовий менеджер матиме змогу здійснити необхідний аналіз. На основі аналітик ви можете відстежувати свою діяльність у вигляді звітів в режимі реального часу за важливими для вас параметрами.
Рішення Business Central для малого бізнесу містить регламентовану звітність,а саме: баланс, звіт про фінансові результати, звіт про рух грошових коштів, звіт про власний капітал. Також доступна бухгалтерська звітність: аналіз рахунку, обігові відомості, аналіз дебіторської та кредиторської заборгованості.
Business Central для малого бізнесу забезпечує можливість створення договорів з клієнтами та їх використання у необхідних операціях через всю функціональність системи. А також передбачене створення Актів звіряння взаєморозрахунків з клієнтом.
Business Central для малого бізнесу забезпечує розширену функціональність для створення договорів із постачальниками та їх використання у необхідних операціях через всю функціональність системи. А також створення Актів звіряння взаєморозрахунків із постачальником. Для ведення обліку розрахунків із підзвітними особами в системі передбачені: список підзвітних осіб, список корпоративних карт і авансові звіти. Для авансових звітів передбачена можливість формування друкованої форми “Звіт про використання коштів”, виданих на відрядження або під звіт.
За допомогою карток банківських рахунків у системі, які створюються до кожного вашого банківського рахунка, ви з легкістю можете відстежувати банківські транзакції в системі. Також, в системі є функціональність банківської вивірки, яку необхідно проводити для того, щоб переконатися, що фінансові записи компанії вірні. Вивірка здійснюється через порівняння та зіставлення записів на внутрішніх банківських рахунках системи із банківськими транзакціями у вашому банку. Business Central надає можливість використовувати електронні банківські послуги для імпорту банківських виписок та експорту платежів. В рамках пакету ми пропонуємо налаштування двох банківських виписок під визначені вами банки.
Функціональність системи забезпечує розрахунок валютних курсових різниць і формування фінансових результатів відповідно до вимог законодавства України.
ПДВ функціональність Business Central для малого бізнесу забезпечує можливість обліку ПДВ під час закупівлі та продажу і повністю відповідає чинному законодавству України. Дана функціональність передбачає: створення податкових накладних і Додатку 2 до податкових накладних для продажу та закупівлі вручну, автоматичне створення податкових накладних продажу за правилом першої події, застосування податкових накладних до вихідних документів від постачальника, інтеграцію з «М.Е.doc» (імпорт/експорт податкових накладних та Додатку 2 до податкових накладних), створення реєстру виданих та отриманих накладних з ПДВ та податкової декларації з ПДВ, закриття ПДВ періодів.
Business Central для малого бізнесу забезпечує ведення обліку основних засобів (ОЗ) відповідно до чинних норм бухгалтерського та податкового обліку України. Функціональність ведення основних засобів включає: картки ОЗ для кожного основного засобу компанії, в яких зберігається вся необхідна інформація для обліку, створення акту введення ОЗ в експлуатацію, акти переміщення ОЗ, що дозволяє змінити місце розташування основного засобу та відповідальну особу, нарахування амортизації, можливість відображення модернізації (поточний, капітальний ремонти) та списання основних засобів. Також функціональність передбачає формування таких друкованих форм, як: Акт приймання-передачі ОЗ (ОЗ-1), Акт списання ОЗ (ОЗ-3), Інвентаризаційний опис (ІНВ-1).
Функціональність Бюджетів ГК забезпечує порівняння між фактичними сумами та сумами, передбаченими у бюджеті із застосуванням комбінації: рахунків ГК, періодів і визначених аналітик. Бюджет – це огляд запланованих витрат і доходів. Це важливий інструмент для компаній, що використовується у бізнес-аналітиці для порівняння фактичної фінансової діяльності бізнесу з прогнозом. У системі можна створювати кілька бюджетів для одного періоду, копіювати бюджети з попередніх періодів, експортувати та імпортувати бюджети з Excel.
У будь-який час ви можете легко відстежувати операції, що пов’язані з вашими клієнтами та реагувати на їхні потреби, контролювати свої запаси, планувати закупівлі та постачати товари вчасно. У системі доступні створення пропозицій на продаж/закупівлю, обробка замовлень на продаж/закупівлю та налаштування рахунків для обліку операцій із закупівлі та продажу. Це дає вам повний контроль над процесом від закупівлі товару до його продажу. Система виконує автоматичне відстеження та розрахунок собівартості товару, залежно від встановленого методу розрахунку собівартості на картці відповідного товару. Використання списків спеціальних цін для товарів дає можливість визначати ціни та знижки на вищому рівні, що дозволяє відділу продажів розраховувати ціни та керувати ними в режимі реального часу. Система Business Central* має потужну вбудовану функціональність для створення звітів, яка допоможе вам аналізувати ваші закупівлі та продажі. Пакет Торгівля включає пакет Фінанси+ та функціональність, що детальніше описана нижче. *Business Central – скорочена назва ERP-cистеми Dynamics 365 Business Central від Microsoft
У системі для кожного окремого товару створюється відповідна Картка товару, яка містить всю інформацію про нього. На Картці товару визначається тип і категорія товару, базова одиниця виміру товару, відображається наявна кількість товару в запасах, зберігається інформація про собівартість та ціну продажу товару, інформація для обліку товару. Також, на Картці товару можна визначити спосіб поповнення товару (закупівля, збірка або виробництво) та інформацію для планування поповнень запасів товару. За необхідності на Картці товару можна визначити інформацію для відстеження товарів за допомогою серійних номерів або номерів партій. Окрім базової одиниці виміру, для товару можна визначити альтернативні одиниці виміру та використовувати їх у документах продажу та закупівлі.
Функціональність системи Business Central передбачає можливість здійснення обліку товарно-матеріальних цінностей за допомогою Акту оприбуткування та Акту списання. Для процесу списання передбачені такі друковані форми, як: Акт списання ТМЦ, Акт списання МБП (МШ-8). Важливим процесом для обліку товарно-матеріальних цінностей є інвентаризація. Для ведення процесу інвентаризації та відображення її результатів у системі існує Акт інвентаризації. Функціональність системи розраховує очікувану кількість запасів на основі всіх облікованих операцій. Після фізичного підрахунку відповідальна особа має ввести актуальну кількість запасів. Результатом обліку Акту інвентаризації є операції, що відображають різницю між очікуваною та актуальною кількістю запасів. Із Акту інвентаризації є можливість сформувати друковані форми: Інвентаризаційний опис та Акт контрольної перевірки.
Окрім фіксованої ціни товару, що визначається на картці товару, функціональність системи дозволяє визначати спеціальні ціни та знижки для товарів, гарантуючи, що ваш прибуток завжди буде оптимальним. Система автоматично розрахує найкращу ціну в документах продажу та закупівлі, залежно від визначених цін і знижок для товарів, що обрані в замовленні. Спеціальна ціна або знижка для продажу може бути налаштована для певної комбінації клієнта, товару, мінімальної кількості одиниць товару в замовленні, одиниці виміру товару, валюти або дати початку/закінчення спеціальної пропозиції.
Business Central надає комплексну функціональність управління Замовленнями на закупівлю, що зберігає та застосовує повну інформацію про всіх постачальників, цінові угоди, угоди про знижки, домовленості про доставку та отримання. За допомогою документа “Пропозиція на закупівлю” менеджер із закупівель може порівнювати умови пропозицій та знаходити найкращий варіант закупівлі необхідних товарів. Менеджери із закупівель також можуть використовувати Загальні замовлення на закупівлю для запису угод із постачальником. За необхідності, для Договору з постачальником менеджер може створити пов’язане Загальне замовлення на закупівлю і визначити в ньому товар, його кількість, ціну та дату доставки. Дане замовлення буде зберігати номер пов’язаного Договору з постачальником. З Пропозиції на закупівлю та Загального замовлення на закупівлю можна з легкістю створити Замовлення на закупівлю або Рахунок-фактуру, що містять всю попередньо внесену в систему інформацію для подальшої оброки замовлення. За допомогою Замовлень на закупівлю є модливість фіксувати вартість закупівель і відстежувати кредиторську заборгованість. Замовлення на закупівлю також використовуються для динамічного оновлення рівня запасів, щоб ви могли мінімізувати витрати на запаси та забезпечити краще обслуговування клієнтів. Для обліку повернення товарів постачальнику, наприклад, через пошкодження, у системі Business Central можна скористатися документом Повернення закупівлі. З цього документу є можливість сформувати друковану форму – Накладна на повернення. А для сторнування операцій можна використовувати Кредит-ноту закупівлі.
Функціональність продажів у Business Central націлена на ефективне обслуговування клієнтів компанії та підвищення їх задоволеності від співпраці з вами. Контакти, потенційні клієнти або існуючі клієнти перед тим, як замовити у вас необхідний товар, можуть попередньо попросити комерційну пропозицію для ознайомлення з умовами продажу та цінами. В системі для таких цілей існує документ “Пропозиція з продажу”. Після погодження з клієнтом цей документ легко перетворюється в активне Замовлення на продаж або Рахунок-фактуру. Також, в системі існує такий документ, як “Загальне замовлення на продаж”. Воно має такі ж самі функції та властивості як “Загальне замовлення на закупівлю” тільки в процесі продажу. Замовлення на продаж – це важливий документ в процесі продажів, який створюється для підтвердження виконання продажу визначених товарів на певних умовах оплати та доставки. За допомогою цього документу в системі відслідковується дебіторська заборгованість та відображається реалізація запасів. Для обліку повернення товарів від клієнта, в системі Business Central існує такий документ, як “Повернення продажу”. А для сторнування операцій можна використовувати Кредит-ноту продажу. Для процесу продажів передбачені такі друковані форми, як: Рахунок-фактура та Видаткова накладна.
У системі Business Central можна налаштувати необхідну для вас кількість складів. Склади – це місцезнаходження, де можуть зберігатися товари, куди вони можуть доставлятися або звідки вони можуть відвантажуватися. Управління складами дозволяє відстежувати товар та його кількість за складами. У будь-якому документі продажу або закупівлі завжди є можливість переглянути наявну кількість визначеного товару на певному складі та визначити склад куди або звідки має постачатися товар із замовлення.
Функціональність системи дозволяє відображати переміщення товарів між складами. Цей процес здійснюється за допомогою “Замовлення на переміщення”, яке містить всю інформацію, необхідну для фізичного переміщення товарів із одного складу на інший. Із “Замовлення на переміщення” також є можливість сформувати друковану форму “Накладна-вимога на переміщення” (М 11).
Якщо товар, який ви плануєте продати, недоступний через брак запасів або час доставки занадто довгий, тоді ви можете продати товар-замінник замість цього товару. Товари-замінники налаштовуються для кожного товару окремо. Це налаштування включає в себе визначення номера товару та номера товару-замінника, і, за необхідності, умови заміни. Далі налаштовані товари-замінники можна використовувати в замовленнях на продаж та закупівлю, підтягнувши їх замість попередньо визначених товарів.
Функціональність товарних витрат використовується для обліку додаткових витрат, що пов’язані з закупівлею або продажом товару. До таких витрат можна віднести витрати на перевезення, завантаження та розвантаження товарів, митний збір, страхування тощо. Коли йдеться про закупівлю запасів, такі додаткові витрати повинні бути включені в собівартість придбаних запасів і, як наслідок, вартість продажу товарів. Додаткові витрати на продаж не пов’язані із собівартістю запасів. Але такі витрати можуть бути враховані як додаткові послуги з продажу, наприклад, доставка товарів, і, як наслідок, збільшувати дебіторську заборгованість клієнта.
Щоб підтримати компанії, які постачають товари своїм клієнтам, поєднуючи компоненти в простих процесах без залучення виробничої функціональності, Business Central включає функціональність збірки товарів, яка інтегруються з такими процесами, як продажі, планування, резервування та зберігання. Товар, що збирається, в системі визначається як типовий товар, який має відповідну картку товару. Його відмінність полягає у необхідності створення специфікації на збірку для цього товару. Процес відображення збірки товарів відбувається за допомогою Замовлення на збірку. Замовлення на збірку відрізняються від інших видів замовлення тим, що воно передбачає як випуск продукції, так і споживання компонентів під час його обліку. Замовлення на збірку може створюватися автоматично, як тільки буде створено замовлення на продаж для відповідного товару, таким чином такі товари не зберігаються на складі, а збираються тільки під Замовлення на продаж. Також, “Замовлення на збірку” можуть створюватися вручну, щоб відповідні зібрані товари зберігалися на складі, а їх продаж відбувався з наявної кількості запасів. Політика створення “Замовлень на збірку” визначається на Картці відповідного товару.
IW Кадри та заробітна плата – це спеціальний пакет Business Central* для малого бізнесу. Він забезпечує управління персоналом та розрахунком зарплати відповідно до українського законодавства. Представлена функціональність системи забезпечує ведення бухгалтерського, податкового та управлінського обліку, формування регламентованої та управлінської звітності. Рішення дозволяє ефективно керувати роботою, пов’язаною із кадрами: централізувати всю кадрову інформацію, відслідковувати час і відвідуваність, оптимізувати процес прийому на роботу – контролювати відкриті вакансії та переглядати кандидатів із детальними відомостями по кожній особі, контролювати надання відпусток, лікарняних і відстежувати іншу відсутність, автоматично виконувати процес розрахунку зарплати та формувати регламентовану звітність за даними у системі. Пакет «IW Кадри та заробітна плата» надає можливість вести облік взаєморозрахунків із робітниками, витрат на оплату праці. Усі процеси розрахунку з працівниками підприємства автоматизовані: від занесення даних щодо відпрацьованих годин до створення документів для виплати зарплати та формування звітів у державні органи. Система працює з усіма формами оплати праці, які використовуються у господарчих організаціях: оклад, погодинна та відрядна, а також їх різноманітні варіації. Реалізована гнучка система підрахунку використання робочого часу дає можливість користування різними графіками роботи й вносити зміни до стандартного режиму роботи. Програмний комплекс успішно використовується в організаціях із великою кількістю робітників, оскільки усі основні документи для розрахунку зарплати мають засоби автоматичного заповнення та розрахунку. Функціональність пакету детальніше описано нижче.
*Business Central – скорочена назва ERP-cистеми Dynamics 365 Business Central від MicrosoftПакет дозволяє централізувати усю кадрову інформацію. Ведення довідника посад та ієрархічної структури підрозділів дозволяє керувати важливою інформацією для кожного підрозділу, відслідковувати відкриті вакансії та кількість зайнятих ставок у підрозділі.
Забезпечує контроль прийому нових кандидатів на вільні посади, керування кількістю відкритих/закритих вакансій, керування змінами штатного розкладу зі збереженням усіх архівних версій. У штатному розкладі зберігається інформація про метод та суму нарахування зарплати співробітника, умови праці, графік роботи тощо. За допомогою налаштувань у системі існує можливість дозволити чи заборонити редагування параметрів штатної одиниці при прийомі на роботу. Функціональність передбачає можливість затвердження штатного розкладу відповідальними особами. У будь-який момент користувач може згенерувати друковану форму штатного розкладу або зберегти ці відомості як PDF-файл.
Пакет “Кадри та заробітна плата” передбачає зберігання не тільки особових даних співробітників, але й службову інформацію. Службова інформація у рішенні містить підрозділ, до якого належить співробітник, його посада та інша контактна інформація. Передбачено відслідковування руху персоналу на підприємстві, а саме прийом на роботу, призначення відпусток і відряджень, зміни посадових параметрів, будь-якої відсутності, його звільнення. Також система дозволяє визначити наявність податкової соціальної пільги співробітника у всіх її варіаціях, ведення обліку додаткових нарахувань та утримань із зарплати працівника, позик, виконавчих листів та аліментів. Модуль забезпечує ведення військового обліку у відповідності до законодавства України. В системі формуються усі необхідні відомості для передачі у військкомати. Для аналізу кадрового складу підприємства системою передбачений звіт “Особова картка П-2”.
Модуль дозволяє призначати будь-які графіки роботи співробітникам, включно із складними із вечірніми і нічними змінами, і в будь-який момент отримати інформацію за будь-який період про відпрацьований час кожним співробітником та іншу відсутність – прогули, відрядження та відпустки, відгули та лікарняні у зручному та наочному вигляді.
Дозволяє створення різноманітних робочих календарів, відповідно до правил роботи компанії – включати або не включати святкові дні, виходи на роботу в позаурочний час або вихідний день для однієї людини або групи людей.
Системою дозволені періодичні графіки з періодом від 1 до 31 дня. На кожен день може бути завданий інтервал робочого часу та обідня перерва. Таким чином, можливо створення складних графіків вигляду «доба через три» тощо. Загальна кількість графіків не обмежена. Функціональність дозволяє призначити графіки окремому підрозділу або співробітнику та цілому підприємству.
Модуль передбачає створення наказів для контролю обліку робочого часу – наказ про відпустку, відрядження, роботу у вихідний день, інші відсутності, лікарняні листи. Після обліку наказу вся історія зберігається у розрізі співробітника та періоду його відсутності. Для кожного наказу існує можливість сформувати друковану форму на основі даних у заповненому документі.
Функціональність дозволяє вести щомісячний облік часу з детальним відслідковуванням присутності та відсутності у розрізі часових активностей, що використовуються на підприємстві. Реалізовано можливість відслідковування відпрацьованих годин кожного співробітника із можливістю сортування за підрозділами. Система дозволяє ефективно та гнучко отримувати статистику для реєстрації і аналізу обліку робочого часу, а також для контролю присутності кожного співробітника.
За допомогою пакету “Кадри та заробітна плата” можливо вести облік взаєморозрахунків із робітниками, витрат на оплату праці. Усі процеси розрахунку автоматизовані: від занесення даних щодо виконання норми робочого часу згідно з графіком до створення документів для виплати заробітної плати. Реалізовано формування звітів у державні органи, що значно спрощує діяльність кадрових менеджерів й бухгалтерів, які займаються розрахунком зарплати. Система працює з усіма формами оплати праці, які використовуються у господарчих організаціях: оклад, погодинна та відрядна, а також їх різноманітні варіації. Функціональність системи підтримує широкий перелік нарахувань і утримань відповідно до законодавства: Розрахунки по середній заробітній платі – відпускні, лікарняні, оплата за роботу у відрядженні тощо. Розрахунок суми інших нарахувань – суми індексації; доплат за шкідливі умови праці, за роботу в нічний час і вихідний день; фіксованих премій. Гнучке налаштування параметрів, необхідних для розрахунку дозволяє користувачеві самостійно вносити зміни до функцій розрахунку за необхідності. Розрахунок суми утримань – податки (ПДФО, ЄСВ і ВЗ), аліменти, відшкодування виконавчих листів. Пакет “Кадри і розрахунок заробітної плати” також успішно використовується у організаціях з великою кількістю робітників, оскільки усі основні документи для розрахунку зарплати мають засоби автоматичного заповнення. Базуючись на облікованій інформації з модулю «Розрахунок заробітної плати» є можливість сформувати наступні звіти: розрахункові листи, платіжні відомості та інше. Підсумки розрахунків можуть відображатися у вигляді аналітичних звітів, наприклад, у Відомості по видам розрахунків, що може бути гнучко адаптована безпосередньо користувачем.
За результатами обліку доходів, сум нарахованих податків і внесків, формується регламентована звітність: Податковий розрахунок (Додаток 1, Додаток 4, Додаток 5) та відповідні XML файли для завантаження у систему M.E.Doc. Попередньо, у користувача є можливість переглянути сформовані записи по співробітникам і зробити зміни за необхідністю не завантажуючи файли у M.E.Doc. Реалізовано формування звітності до органів статистики – 1-ПВ (місячна), 1-ПВ (квартальна) та їхніх друкованих форм.
Функціональність дозволяє сформувати забезпечення на виплату відпусток для всіх працівників підприємства, на основі розрахунку середньої зарплати для співробітника, відповідно до вимог Міністерства фінансів до створення цих забезпечень. У цій функціональності реалізовано формування графіку відпусток (з друкованою формою) для усіх працівників підприємства, розрахунок суми забезпечень, формування відповідних проводок у системі.